Offerte zonder btw-nummer: mag dat?

Een offerte zonder btw-nummer is niet altijd fout. Op een offerte is het btw-nummer niet verplicht, op een factuur wel. Gebruikt een kleine ondernemer de kleineondernemersregeling (KOR), dan rekent hij helemaal geen btw. Een KVK-nummer hoort wel op elke offerte te staan. Ontbreekt dat, dan kun je het bedrijf niet goed checken.

Kijk dus naar het geheel: KVK-nummer, btw-nummer of KOR, en of de bedragen kloppen.

Wat moet er op een offerte staan?

Volgens Ondernemersplein van de overheid is een offerte zakelijke correspondentie. Daarop hoort een ondernemer altijd zijn handelsnaam en KVK-nummer te zetten. Dat geldt ook voor brieven en mails.

Het btw-nummer (btw-id) is op een offerte niet verplicht. Op een factuur wel: volgens de Belastingdienst hoort daar onder meer het btw-id, het btw-tarief en het btw-bedrag op te staan.

Toch is een btw-nummer op een offerte handig. Het laat zien dat het bedrijf voor de btw is aangemeld. Vraag er gerust naar.

Verwarrend: een eenmanszaak heeft volgens de Belastingdienst twee nummers. Het omzetbelastingnummer gebruikt de ondernemer voor zijn contact met de Belastingdienst. Het btw-identificatienummer (btw-id) is het nummer dat op facturen en de site hoort. Je hoeft het verschil niet te kennen. Vraag gewoon om het btw-id voor op de factuur.

De kleineondernemersregeling (KOR)

Een ondernemer met een omzet van maximaal € 20.000 per jaar kan de KOR gebruiken. Dat staat op de site van de KVK. Hij rekent dan geen btw. Op zijn factuur staat geen btw-bedrag, maar de tekst "Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB".

Wat betekent dat voor jou?

• Een kleine zzp'er zonder btw op de offerte kan dus kloppen.
• Bij een grote klus, bijvoorbeeld een badkamer van € 15.000, is de kans kleiner dat de KOR past. Gaat een ondernemer in een jaar over de € 20.000 heen, dan vervalt de vrijstelling direct. Vraag dan hoe hij dat regelt.

Rode vlaggen

Een ontbrekend btw-nummer op zich is geen probleem. Maar let op in deze situaties:

1. Geen KVK-nummer. Dan kun je niet checken of het bedrijf bestaat. Lees Aannemer checken in de KVK.
2. "Zonder btw is goedkoper". Een aanbod om zwart te werken is een groot risico. Je hebt dan geen factuur, weinig bewijs en een zwakke positie bij problemen.
3. Alleen contant betalen. Betaal liever op factuur, via de bank.
4. Wel btw rekenen, geen btw-nummer. Wie btw rekent, hoort op de factuur een btw-id te zetten. Vraag ernaar vóór je tekent.
5. Prijzen zonder btw aan een particulier. Dan weet je niet wat je echt betaalt. Vraag om prijzen inclusief btw.

Meer signalen lees je in 10 rode vlaggen in een offerte.

Zo check je het bedrijf

• KVK. Zoek het bedrijf op. Bestaat het, sinds wanneer, en past de activiteit bij de klus?
• Btw-nummer. Je kunt een btw-nummer laten controleren via de VIES-check van de Europese Commissie.
• Factuur. Vraag of je een factuur krijgt met alle gegevens.

Gebruik ook onze aannemer-check.

Welk btw-tarief?

Rekent het bedrijf wel btw? Check dan of het tarief klopt. Voor schilderen en stukadoren in een woning ouder dan 2 jaar geldt bijvoorbeeld 9%. Lees Btw op je offerte of gebruik de tool Welk btw-tarief?.

Voorbeeld

Voorbeeld: een klusser biedt aan om je schutting te vernieuwen voor € 1.400, zonder btw. Op de offerte staan zijn naam, adres en KVK-nummer. Hij zegt dat hij de KOR gebruikt. Dat kan kloppen. Check in de KVK of het bedrijf bestaat en vraag of je een factuur krijgt.

Een ander voorbeeld: een aannemer biedt een badkamer aan voor € 14.000 "zonder bonnetje", of € 16.940 inclusief btw. Dan gaat het niet om de KOR, maar om zwart werk. Je hebt dan geen factuur, en bij problemen sta je zwak.

Waarom het voor jou uitmaakt

Een voorbeeld dat je makkelijk over het hoofd ziet: je laat een dakkapel plaatsen en wilt later de rente op je verbouwingslening aftrekken, of je hebt een factuur nodig voor de ISDE-subsidie bij isolatie of een warmtepomp. Zonder nette factuur, met bedrijfsgegevens en een omschrijving van het werk, loop je dan vast. Voor een subsidie of een lening heb je bijna altijd een factuur nodig. Lees ISDE-subsidie aanvragen en Is je verbouwing aftrekbaar?.

Checklist

• Staat het KVK-nummer op de offerte?
• Rekent het bedrijf btw? Dan hoort op de factuur een btw-id.
• Rekent het bedrijf geen btw? Vraag of het de KOR gebruikt.
• Krijg je een factuur, en betaal je via de bank?
• Zijn de bedragen inclusief btw vermeld?

Zo helpt onze check

In onze check rekenen we de btw-bedragen na en kijken we of het tarief past bij de klus en het bouwjaar van je woning. Met de aannemer-check zie je ook of het bedrijf in de KVK staat. Bij elk punt dat aandacht nodig heeft, krijg je een vraag die je naar het bedrijf kunt sturen.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Ondernemersplein: regels voor bedrijfscorrespondentie (KVK-nummer op offertes, brieven en mails)
• Belastingdienst: factuureisen
• KVK: kleineondernemersregeling (KOR)
• Europese Commissie: VIES, btw-nummer controleren