Offerte accepteren: voorbeeldmail en wat je vastlegt

Een offerte accepteer je het duidelijkst met een korte mail of een getekende offerte waarin je het offertenummer, de datum en het totaalbedrag noemt. Neem in hetzelfde bericht de afspraken op die niet in de offerte staan, zoals een korting, een startdatum of een lagere aanbetaling. Zodra je akkoord geeft, heb je in de regel een overeenkomst, dus check eerst of alles klopt.

Hieronder vind je een voorbeeldtekst die je kunt aanpassen.

Wat gebeurt er als je akkoord geeft?

Een offerte is een aanbod. Accepteer je dat aanbod, dan is er een overeenkomst (artikel 6:217 BW). Dat kan met een handtekening, maar ook per mail, per app of mondeling. Zeg dus pas "ja" als je weet waar je ja op zegt. Lees Is een offerte bindend?

Accepteer je met wijzigingen, bijvoorbeeld "akkoord, maar zonder de steiger"? Dan is dat in de regel geen aanvaarding, maar een nieuw aanbod van jou (artikel 6:225 BW). Er is pas een overeenkomst als de aannemer daarmee instemt. Vraag in dat geval om een aangepaste offerte en accepteer die.

Check dit vóór je akkoord geeft

• Is de offerte nog geldig? Kijk naar de geldigheidsdatum.
• Klopt het totaalbedrag, inclusief btw? Check het tarief per post met Welk btw-tarief?
• Heb je de algemene voorwaarden gekregen? Lees Algemene voorwaarden van je aannemer.
• Is het betalingsschema redelijk? Reken het percentage vooraf na met de aanbetaling-tool.
• Staat erin hoe meerwerk wordt afgesproken? Lees Meerwerk en minderwerk.
• Zijn mondelinge afspraken op papier gezet?

Voorbeeldmail: offerte accepteren

Onderwerp: Akkoord offerte [nummer] van [datum]

Beste [naam], hierbij ga ik akkoord met je offerte met nummer [nummer] van [datum] voor [omschrijving van de klus], voor een totaalbedrag van € [bedrag] inclusief btw. Zoals besproken geldt daarbij ook: het werk start in week [weeknummer] en is uiterlijk [datum] klaar; de aanbetaling is [percentage]%, de rest betaal ik in termijnen zoals in de offerte, met de laatste termijn na herstel van de opleverpunten; meerwerk voeren we alleen uit na mijn schriftelijk akkoord vooraf, met prijs; [andere afspraak, bijvoorbeeld de korting of een aangepaste stelpost]. Wil je dit kort per mail bevestigen? Met vriendelijke groet, [naam, adres, telefoonnummer]

Een voorbeeld met een aangepaste offerte

Ahmed krijgt een offerte van € 14.250 voor een nieuwe badkamer. Bij het bezoek heeft de aannemer gezegd dat de oude tegels er gratis uit gaan en dat hij € 500 korting geeft als Ahmed deze maand tekent. In de offerte staat het sloopwerk gewoon als post van € 650, en de korting staat er niet in.

Als Ahmed nu mailt "akkoord, met de korting en zonder sloopkosten", dan is dat strikt genomen een nieuw aanbod. De aannemer kan zeggen dat hij het anders bedoelde. Ahmed doet het daarom in twee stappen:

1. Hij mailt: "Kun je de offerte aanpassen met de besproken korting van € 500 en zonder de post sloopwerk? Dan ga ik akkoord."
2. Hij krijgt een nieuwe offerte van € 13.100 en accepteert die met de voorbeeldmail hieronder, met het nieuwe offertenummer.

Dat kost een dag extra. Het scheelt een discussie bij de eindafrekening.

Waarom je extra afspraken in dezelfde mail zet

Afspraken die alleen mondeling zijn gemaakt, zijn later lastig te bewijzen. Zet je ze in je akkoord en bevestigt de aannemer dat, dan horen ze bij de overeenkomst. Wijken ze af van de offerte, vraag dan om een bevestiging voordat het werk begint. Lees Mondelinge afspraak of schriftelijke offerte?

Tekenen of mailen?

Allebei kan. Een getekende offerte laat duidelijk zien waar je akkoord op gaf. Een mail is net zo bruikbaar als bewijs, zolang duidelijk is welke offerte je bedoelt. Teken je op papier, maak dan een foto of scan van de getekende versie en bewaar die.

Wat je bewaart

Maak na je akkoord één map, op papier of digitaal, met:

• de offerte waarop je akkoord gaf, met de bijlagen en tekeningen;
• de algemene voorwaarden;
• je akkoordmail en de bevestiging van de aannemer;
• het KVK-uittreksel of een schermafdruk van de aannemer-check;
• later: alle afspraken over meerwerk, facturen en betaalbewijzen.

Gaat er iets mis, dan wil je niet hoeven zoeken in drie mailboxen en een WhatsApp-gesprek.

Geen akkoord aan de deur of aan de telefoon

Geef je akkoord bij je thuis aan een verkoper, of telefonisch? Dan heb je in de regel 14 dagen bedenktijd. Toch is het verstandiger om pas akkoord te geven als je de offerte rustig hebt gelezen en vergeleken. Lees Verkoop aan de deur.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek, artikel 6:217 (overeenkomst door aanbod en aanvaarding)
• Burgerlijk Wetboek, artikel 6:225 (aanvaarding die afwijkt van het aanbod)
• ACM ConsuWijzer: overeenkomst sluiten en stoppen