Offerte aanvragen: zo schrijf je een goede werkomschrijving

Een goede offerteaanvraag begint met een werkomschrijving: een korte tekst waarin staat wat er moet gebeuren, met maten, materialen, wat je zelf doet en wanneer het klaar moet zijn. Stuur dezelfde tekst naar elk bedrijf en vraag om een gespecificeerde offerte met hoeveelheden en prijzen per post. Zo krijg je offertes die je echt naast elkaar kunt leggen.

Hoe vager je aanvraag, hoe meer de offertes van elkaar verschillen, en hoe groter de kans op meerwerk achteraf.

Waarom een werkomschrijving loont

Elk bedrijf vult open plekken zelf in. De een rekent de steiger mee, de ander niet. De een gaat uit van tegels tot het plafond, de ander tot 1,20 meter. Daardoor lijken offertes soms duizenden euro's te verschillen terwijl ze over een andere klus gaan. Met één omschrijving voor iedereen voorkom je dat. Lees Offertes vergelijken: zo doe je het eerlijk.

Wat zet je in je werkomschrijving?

1. Het adres en het type woning. Met het bouwjaar. Dat bepaalt soms het btw-tarief. Lees Bouwjaar van je woning opzoeken.
2. Wat er moet gebeuren. Per ruimte of onderdeel, in gewone woorden.
3. Maten en hoeveelheden. Lengte, breedte, m², aantal stuks. Een schets of foto's helpen.
4. Materialen en wensen. Merk, type of kwaliteit als je dat al weet. Of: "graag een voorstel".
5. Wat eruit moet. Sloopwerk en wat er met het afval gebeurt.
6. Afwerking. Bijvoorbeeld sausklaar stucwerk, plinten, kitwerk, schilderwerk.
7. Wat je zelf doet. Ruimte leeg maken, zelf schilderen, zelf tegels kopen.
8. Planning. Gewenste start, uiterste einddatum, periodes dat het niet kan.
9. Bijzonderheden. Een monument, een smalle straat, parkeren, buren, een kelder, materiaal waarvan je vermoedt dat er asbest in zit. Lees Offerte asbest verwijderen.
10. Wat je in de offerte wilt zien. Hoeveelheden, eenheden en prijzen per post; btw per post; stelposten met bedrag; een lijst "niet inbegrepen"; betalingsschema; geldigheid.

Voorbeeld

Werkomschrijving badkamer, [adres], tussenwoning uit 1978. Badkamer van 2,1 bij 2,4 meter, hoogte 2,5 meter. Huidige badkamer volledig slopen, inclusief tegels en oud sanitair, afval afvoeren. Leidingen blijven op hun plek. Nieuwe inloopdouche in de hoek, hangtoilet, badmeubel van 80 cm, ventilator. Wandtegels tot het plafond, vloertegels 60 bij 60. Graag stelposten voor tegels (per m²) en sanitair (per stuk) met bedrag. Plafond stucen, sausklaar. Start gewenst na 1 maart, klaar uiterlijk 15 april. Graag een gespecificeerde offerte met hoeveelheden, prijzen per post, btw per post, een lijst van wat niet is inbegrepen en het betalingsschema.

De maten en wensen zijn fictief. Pas ze aan op jouw klus.

Een tweede voorbeeld, voor buitenschilderwerk:

Werkomschrijving buitenschilderwerk, [adres], hoekwoning uit 1972. Alle houten kozijnen, ramen en deuren aan de voor-, zij- en achtergevel, plus de boeidelen. Houtrot herstellen waar nodig: graag een stelpost per strekkende meter, met bedrag. Twee lagen aflak, kleur gelijk aan de huidige. Steiger of hoogwerker graag apart vermelden. Ik maak de vensterbanken binnen zelf leeg. Uitvoering tussen mei en september. Graag hoeveelheden, prijzen per post en het btw-tarief per post.

Merk op dat er niets in staat over hoe de schilder zijn werk moet doen. Dat is zijn vak. Wel staat erin wat je verwacht als resultaat en wat hij moet uitsplitsen.

Fouten die je makkelijk maakt

Alleen een foto sturen. "Kunnen jullie dit doen?" met een foto van je badkamer levert drie totaal verschillende offertes op. Een foto is een aanvulling, geen omschrijving.

Bij elk bedrijf iets anders vertellen. Tijdens het eerste bezoek bedenk je dat je toch een nis in de douche wilt. Vertel je dat alleen de derde vakman, dan is zijn offerte niet meer te vergelijken. Stuur een aanvulling naar iedereen.

Je budget verzwijgen. Je hoeft je budget niet te noemen. Maar als je een ruwe grens geeft, kan een bedrijf zeggen dat je wensen daar niet in passen, of een goedkoper alternatief voorstellen. Dat scheelt iedereen tijd.

De afwerking vergeten. Is het plafond na het slopen klaar om te schilderen, of zit er nog een gat? Wie zet de plinten terug? Dit soort dingen levert later het meeste gedoe op.

Vraag om dezelfde opbouw

Vraag elk bedrijf om de offerte in dezelfde volgorde op te bouwen: slopen, voorbereiden, plaatsen, afwerken, opruimen. Dat hoeft niet, maar het maakt vergelijken veel makkelijker. Wat er in een goede offerte hoort, staat in Wat staat er in een goede offerte?

Laat het bedrijf ook kijken

Een omschrijving vervangt geen bezoek. Een vakman ziet dingen die jij niet ziet, zoals een scheve vloer of een zwakke balk. Laat hem dat in de offerte zetten als advies of als aparte post. Wijkt zijn voorstel af van jouw omschrijving? Vraag dan om een prijs voor jouw omschrijving én voor zijn voorstel. Dan kun je nog steeds vergelijken.

Vraag vooraf of het bezoek of de offerte iets kost. Volgens ACM ConsuWijzer mag dat alleen als het vooraf is afgesproken.

Begeleidende mail

Beste [naam], graag ontvang ik een offerte voor de klus in de bijgevoegde werkomschrijving. Ik vraag ook bij andere bedrijven een offerte aan, met dezelfde omschrijving. Wilt u de offerte gespecificeerd opstellen, met hoeveelheden, prijzen en btw per post, en een lijst van wat niet is inbegrepen? Ziet u een betere oplossing dan wat ik beschrijf, dan hoor ik dat graag, met een aparte prijs. Kan ik een afspraak maken voor een bezoek? Met vriendelijke groet, [naam, adres, telefoonnummer]

Checklist voor je aanvraag

• Staan adres, bouwjaar en type woning erin?
• Heb je maten of m² genoemd, met foto's of een schets?
• Is duidelijk wat eruit moet en wie het afval afvoert?
• Heb je gezegd welke afwerking je verwacht?
• Staat erin wat je zelf doet?
• Heb je een gewenste start en einddatum genoemd?
• Vraag je om hoeveelheden, prijzen en btw per post?
• Vraag je om stelposten met bedrag en een lijst "niet inbegrepen"?

Veelgestelde vragen

Bronnen

• ACM ConsuWijzer: checklist offertes vergelijken
• Verbeterjehuis: tips om een isolatie- of installatiebedrijf te vinden